- Die Buchhaltung und die Verwaltung der Mitglieder sind Aufgabenbereiche, die Sie mit einer Vereinssoftware erheblich erleichtern können. Der Funktionsumfang geht bei vielen Programmen aber sogar weit über diese beiden Themenfelder hinaus.
- Es gibt Vereinssoftwares, die Sie herunterladen und offline nutzen. Die meisten Dienstleister bieten Ihnen jedoch Online-Vereinssoftwares an. Diese sind flexibler, benötigen für die Verwendung aber auch einen Internet-Zugang.
- Die Kosten steigen bei einer Vereinssoftware mit der Anzahl der Vereinsmitglieder. Nehmen Sie einen Tarif, der für mehr Mitglieder geeignet ist, als Ihr Verein momentan zählt. Schließlich wissen Sie nie, wie groß der Zuwachs in nächster Zeit sein wird.
Wer im Vorstand eines Vereins sitzt, hat viele Aufgaben zu erledigen. Nicht selten übernehmen Vorstände die Aufgaben und Pflichten sogar ehrenamtlich und opfern ihre Freizeit für die Verwaltung und Buchführung eines Vereins. Wenn Sie in der gleichen Lage sind oder sogar aus beruflichen Gründen auf dieser Seite gelandet sind, empfehlen wir Ihnen, sich eine gute Vereinssoftware zu beschaffen. Diese Programme helfen Ihnen dabei, die Verwaltungsaufgaben, die bei einem Verein anfallen, schnellstmöglich zu erledigen.
Bei der Auswahl sind besonders der Funktionsumfang und die Kosten interessant für Sie. Neben diesen beiden Themen sprechen wir über die Arten und Verfügbarkeit von Vereinssoftwares, sodass Sie ein passendes Produkt finden können.
1. Welche Funktionen haben die besten Vereinssoftwares?
Wer einen Verein führt, weiß, wie groß die Menge an Daten ist, die sortiert und überwacht werden muss. Selbst bei einer geringen Anzahl an Mitgliedern ist es schwierig, sämtliche Mitglieder zu verwalten und gleichzeitig finanzielle Angelegenheiten im Auge zu behalten.
Mit einer Vereinssoftware lösen Sie dieses Problem. Teilweise lassen sich sämtliche Verwaltungsaufgaben eines Vereins mit einem Vereinsprogramm erledigen. Bei diesen Softwares gilt, je mehr Funktionen eine Vereinssoftware hat, desto mehr Aufgaben nimmt sie Ihnen ab.
1.1. Bei einer Vereinssoftware ist die Buchhaltung ein sehr wichtiges Thema
Mit einer Vereinssoftware können Sie auch ohne große Vorkenntnisse die Buchhaltung bewältigen.
Eine der Hauptaufgaben einer Vereinsverwaltung ist die Vereinsbuchführung. Während Sie früher noch nach Akten in hohen Schränken suchen mussten, sind Sie heute in der Lage, mit einer Vereinssoftware die gesamte Buchhaltung zu erledigen.
Diversen Tests von Vereinssoftwares zufolge führen die Programme Sie so durch den Prozess, dass Sie für die Verwendung kein gelernter Buchhalter sein müssen. Sie haben Zugriff auf alle Einnahmen und Ausgaben, können Belege verschiedenen Buchungen zuordnen oder Beitragsrechnungen erstellen.
1.2. Mit einer Vereinssoftware ist die Mitgliederverwaltung ein Kinderspiel
Neben der Vereinsbuchhaltung ist die zweite Hürde, die eine Vereinssoftware im Test nehmen muss, die Verwaltung der Mitglieder. Die Funktionen gehen bei einer Vereinssoftware häufig über das reine Einsehen von Daten hinaus. Bei vielen Vereinssoftwares ist die Mitgliederverwaltung frei gestaltbar. Auf diese Weise können Sie die Handhabung der Programme an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Sie haben bei einigen Anbietern beispielsweise die Möglichkeit, Auswahlfelder umzubenennen und selbst zu bestimmen, zu welcher Datensammlung ein Button führen soll. Nach dem Baukastenprinzip schaffen Sie sich so Ihre eigene Verwaltungsseite, auf der Sie nie den Überblick verlieren.
Tipp: Der benötigte Funktionsumfang hängt hierbei stark von der Anzahl der Mitglieder ab. Verwenden Sie die Vereinssoftware für einen Kleingartenverein mit 30 Mitgliedern, benötigen Sie vermutlich weniger Funktionen als bei einem Fußballverein mit 500 Mitgliedern.
Bei vielen der Softwares ist es durch den Funktionsumfang möglich, die gesamte interne Kommunikation des Vereins über die Software zu steuern. Per Knopfdruck versenden Sie Mails an eine ausgewählte Gruppe der Mitglieder. Oder aber, Sie erstellen automatisch Mahnungen für nicht bezahlte Mitgliedsbeiträge. Auch das Teilen von Informationen, die für alle Vereinsmitglieder relevant sind, ist mit einer guten Vereinssoftware kein Problem.
1.3. Wenn Sie eine Vereinssoftware kaufen, erhalten Sie noch weitere Funktionen
Wenn Sie Vereinssoftwares vergleichen, sind Buchhaltung und Mitgliederverwaltung wohl die beiden wichtigsten Funktionen. Darüber hinaus gibt es aber weitere Eigenschaften einer Vereinssoftware, die für Sie besonders praktisch und attraktiv sein können. Wir von WELT.de haben für Sie eine Übersicht zu einigen Funktionen erstellt, die viele Vereinssoftwares besitzen.
| Funktion der Software | Merkmale |
|---|---|
| Tool für E-Mails und Newsletter |
|
| Event- & Platzbuchung |
|
| Umfragen |
|
| Dokument-Verwaltung |
|
2. Wo und wie können Sie Online-Tests zufolge eine Vereinsverwaltungs-Software nutzen?
Praktisch ist es, wenn Sie die Vereinssoftware auch WLAN in der Nähe verwenden können.
Sobald Sie eine Vereinssoftware finden, die über den von Ihnen benötigten Funktionsumfang verfügt, sollten Sie sich Gedanken über die Verfügbarkeit machen. Denn heutzutage funktioniert alles schnell und in der Regel online.
Vereinssoftwares müssen auf einem Tennisplatz oder in einem Vereinshaus ohne WLAN funktionieren. Oder aber Sie erledigen Verwaltungsaufgaben vom Smartphone aus, während Sie im Zug sitzen. Je flexibler Sie bei der Nutzung sind, desto besser.
2.1. Je nach Kategorie der Vereinssoftware können Sie diese online oder offline nutzen
Es gibt nach wie vor Vereinssoftwares, die Anbieter nicht online bereitstellen. Bei WISO beispielsweise laden Sie die Software herunter, nach dem Sie die Lizenz für ein Jahr erworben haben. Der Vorteil dieser Offline-Softwares ist, dass Sie für die Nutzung keinen Internet-Zugang benötigen. Außerdem geben einige Tests diesen Vereinssoftwares einen Vorsprung bei der Datensicherheit, zumal in der Regel nur 1 bis 3 Administratoren Zugriff auf diese Softwares haben.
Deutlich verbreiteter sind allerdings Vereinssoftwares, die Sie online nutzen können. Wir von WELT.de empfehlen Ihnen ebenfalls, ein Vereinsprogramm online zu verwenden. Der Funktionsumfang ist nicht zwingend größer, dafür sind sie flexibler in der Nutzung und können die Verwaltung leichter mit anderen Mitgliedern Ihres Vorstands teilen.
Hier haben Sie die beiden Arten noch mal in der Übersicht.
| Vereinssoftware-Typ | Merkmale |
|---|---|
| Offline |
|
| Online |
|
2.2. Einige Vereinssoftwares sind als App verfügbar
Mit einer App erreichen Sie Ihre Mitglieder noch schneller.
Besonders vorteilhaft sind Vereinssoftwares, die eine App zur Verfügung stellen. Sowohl für Mitglieder als auch für die verwaltenden Personen kann eine App sehr hilfreich sein. Mitglieder erhalten beispielsweise Benachrichtigungen direkt auf Ihr Smartphone, sodass Sie auch kurzfristige Meldungen an eine breite Gruppe vermitteln können.
Auch für Sie als verwaltende Person ist eine App bei Online-Softwares ein praktisches Tool. Meistens sind die Apps sowohl für Laptops und PCs als auch für Smartphones verfügbar. Wenn Sie eine Vereinssoftware für Ihren Mac suchen, sollten Sie auch auf die Betriebssysteme achten, für die eine Vereinssoftware geeignet ist. Macs und andere Apple-Produkte benötigen Apps, die mit iOS kompatibel sind.
3. Wie hoch sind die Kosten, die bei einer Software für Vereine entstehen?
Ein Tarif für eine Vereinssoftware besteht in der Regel aus einem Abo. Die Kosten der Vereinssoftware verteilen sich also auf Zahlungen, die Sie beispielsweise monatlich oder jährlich leisten. Wie hoch dabei der Beitrag für einen Vereinssoftware-Tarif ist, hängt stark vom Funktionsumfang und der Mitgliederanzahl Ihres Vereins ab.
Die Tarife staffeln Anbieter von Vereinssoftwares meistens nach der Anzahl der Vereinsmitglieder. Beim Anbieter Clubdesk beispielsweise gibt es Tarife für Vereine mit:
- 50 Mitgliedern
- 100 Mitgliedern
- 250 Mitgliedern
- 500 Mitgliedern
- und 1000 oder mehr Mitgliedern
Mit jeder Steigerung der Mitgliederzahl steigt auch der Preis. Während für unter 50 Mitgliedern die Vereinssoftware noch als Freeware erhältlich ist, zahlen Sie für 1000 Mitglieder mehr als 30 Euro im Monat.
Tipp: Nehmen Sie nicht einfach das günstigste Angebot einer Vereinssoftware. Bedenken Sie, dass Ihr Verein eventuell neue Mitglieder bekommt. Wählen Sie daher einen Tarif, der für mehr Vereinsmitglieder ausgelegt ist, als Ihr Verein besitzt.
4. Welche der Vereinssoftwares ist Ihr Testsieger?
Schon gewusst?
Es gibt einige Anbieter von Vereinssoftwares, die laut Online-Tests besonders umfangreiche Programme anbieten. Etabliert sind beispielsweise die Programme von Easyverein, Vereinsmanager oder Vereinsplaner. Aber auch die Produkte der Anbieter MTH, Kurabu und Campai halten mit. Unter diesen Anbietern finden Sie sicher einen, der zu Ihrem Verein und Ihren Verwaltungsaufgaben passt.
Aufgrund des großen Funktionsumfangs der einzelnen Programme ist es nicht leicht, einen Testsieger zu bestimmen. Manche Softwares besitzen beispielsweise eine DATEV-Schnittstelle, während Sie bei anderen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen können.
Überlegen Sie im Vorhinein, welche Prozesse und Aufgaben in Ihrem Verein bei der Verwaltung besonders häufig anfallen. Vielleicht ist für Sie eine Funktion besonders wichtig, die bei einem anderen Verein eher irrelevant wäre. Auch die Stiftung Warentest hat bisher noch keine Ergebnisse für Vereinssoftwares veröffentlicht. Daher hoffen wir von WELT.de, dass Ihnen unsere Kaufberatung 2025 dabei hilft, eine gute Vereinssoftware zu finden.
5. Weitere Antworten und Fragen von Kunden, die nach Vereinssoftware-Tests bzw. -Vergleichen suchen
Sie haben noch keine passende Software gefunden? Vielleicht helfen Ihnen unsere Ratschläge in den FAQs weiter.
5.1. Welche Vorteile hat eine Cloud für Vereine?
Viele Vereinssoftwares arbeiten mit Clouds, gerade wenn es sich um Online-Programme handelt. Der Vorteil einer Cloud ist, dass Sie erhebliche Datenmengen in diesen Konstrukten speichern können. Das liegt daran, dass Sie nicht auf den Festplatten-Speicher Ihres Rechners beschränkt sind. Sie laden die Inhalte online in eine Cloud hoch.
Daraufhin können Sie von jedem Gerät aus auf die Cloud und die Daten zugreifen, solange Sie die Login-Daten haben. Auch Vereinssoftwares, die Open-Source-gesteuert sind, verwenden in der Regel Clouds. Die Vor- und Nachteile einer Cloud bei einer Vereinssoftware zeigen wir Ihnen hier.
- Vorteile
- Zugriff unabhängig von Ihrem Standort
- Automatische Updates
- Leichteres Teilen von Daten mit anderen
- Keine Investition in Hardware wie Festplatten
- Nachteile
- Eventuelle Datenschutzbedenken
- Abhängigkeit von einer Internet-Verbindung
5.2. Wie hoch ist die Anzahl der möglichen Mitglieder bei einer Software für Vereine?
Für 50 bis 500 Mitglieder finden Sie bei nahezu jedem Anbieter einen Tarif. Schwierig wird es aber bei einer Mitgliederanzahl von mehr als 750 oder 1000. Für Vereine eines solchen Ausmaßes hat nicht jeder Dienstleister einen passenden Tarif.
Doch bei vielen Anbietern haben Sie die Möglichkeit, ab einer Mitgliederanzahl von beispielsweise 750 ein persönliches Angebot anzufordern. Die Anbieter melden sich dann bei Ihnen und versuchen, mit Ihnen gemeinsam eine Lösung zu finden. Häufig sind in diesem Schritt weitreichende Konfigurationen möglich.
» Mehr Informationen5.3. Gibt es auch Vereinssoftwares, mit denen Sie SEPA-Lastschriften tätigen können?
Der SEPA-Raum umfasst einige Länder der EU, in denen einheitliche Standards für Zahlungsvorgänge und die Interaktionen von Banken geschaffen wurden. Wenn Ihre Vereinssoftware Ihnen die Möglichkeit für SEPA-Lastschriften bietet, können Sie Überweisungen in wenigen Minuten in Auftrag geben, einfach von Ihrem Rechner aus.
Auch die Umbuchung von Geldern von einem Ihrer Konten auf ein anderes ist teilweise mit einer Vereinssoftware möglich. Sie koppeln dafür einfach das Online-Banking Ihres Vereins an die Software. Der Einzug von Mitgliedsbeiträgen lässt sich dadurch ebenfalls automatisieren, sodass Sie keine Mahnungen mehr aussenden müssen.
» Mehr Informationen5.4. Was sagen Testberichte von Vereinssoftwares über die Vereinssoftwares, die kostenlos sind?
Kostenlose Vereinssoftwares sind für viele verlockend, die online die Vereinsverwaltung durchführen und dennoch Geld sparen möchten. Tatsächlich bestätigen Tests die Existenz von Vereinssoftwares, die als Freeware kostenlos sind und über eine Vielzahl von praktischen Funktionen verfügen.
Auch Vereinssoftwares mit Open-Source können eine Alternative sein. Bei diesen Programmen gibt es keine eindeutigen Entwickler. Sie werden von einer Community entwickelt, verwaltet und aktualisiert. Allerdings sollten Sie bei Vereinssoftwares, die kostenlos sind, aufpassen. Tests warnen vor der Datensicherheit, die bei diesen Programmen nicht immer garantiert ist. Außerdem hält der Funktionsumfang mit dem von zahlungspflichtigen Vereinssoftwares selten mit.
Zahlungspflichtige Vereinssoftwares liefern Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen.
5.5. Wie viele Menschen können eine Vereinssoftware gleichzeitig verwalten?
Je mehr Zugänge zu der Software ein Anbieter Ihnen zur Verfügung stellt, desto besser. Denn gerade bei größeren Vereinen obliegt die Verwaltung selten einer einzelnen Person. Die Anzahl der Zugänge sollte dementsprechend mindestens der Anzahl der Administratoren in Ihrem Verein entsprechen.
Bei vielen Anbietern können Sie von Anfang an unbegrenzt viele Zugänge anfordern. Bei anderen haben Sie die Wahl, ob Sie es bei einigen wenigen belassen oder mehr Zugänge für einen kleinen Aufpreis dazubuchen. Auch hier empfehlen wir von WELT.de Ihnen lieber etwas Puffer zu lassen. Wählen Sie einen Anbieter, bei dem Sie mehr Zugänge erhalten als Sie benötigen, für den Fall, dass sich Ihr Verwaltungsteam vergrößert.
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