Dokumentenscanner Test & Vergleich

Sowohl mit einem Flachbettscanner als auch mit einem Dokumentenscanner lassen sich gedruckte Dokumente digitalisieren. Im weiteren Sinne zählt daher auch ein Flachbettscanner zu den Dokumentenscannern. Während Sie bei einem Flachbettscanner die zu scannenden Dokumente einzeln auf eine Glasfläche legen müssen, werden die Scanvorlagen bei einem klassischen Dokumentenscanner über einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF) selbstständig eingezogen.

Das bietet den Vorteil, dass mit einem Dokumentenscanner ein ganzer Stapel Papier Blatt für Blatt eingezogen und ohne manuelles Zutun digitalisiert werden kann. Daher sind Dokumentenscanner beispielsweise für die Buchhaltung hilfreich, wenn zahlreiche Rechnungen und Belege eingescannt werden müssen. Auch in Archiven kommen leistungsstarke Profi-Dokumentenscanner zum Einsatz um eine große Menge Dokumente schnell zu scannen.

Im Vergleich zu Flachbettscannern haben Dokumentenscanner aber den Nachteil, dass sie für gebundene Dokumente wie Bücher oder Broschüren sowie für Fotos nicht geeignet sind. Dafür sind Tisch-Dokumentenscanner oft nicht größer als ein Drucker für das Home Office und finden auf einem Schreibtisch oder in einem Regal Platz.

Tipp: Kombi-Scanner vereinen die Vorteile von einem Dokumentenscanner mit denen eines Flachbettscanners. Sie verfügen sowohl über eine Glasplatte für Vorlagen als auch über einen automatischen Dokumenteneinzug.

Besonders praktisch ist bei einem klassischen Dokumentenscanner eine Duplex-Funktion. Diese ermöglicht das automatische Einlesen der Vorder- und Rückseite. Ein manuelles Wenden der zu scannenden Vorlage entfällt.

Weitere Eigenschaften eines klassischen Dokumentenscanners im Vergleich zu einem Flachbettscanner zeigt die nachstehende Tabelle hier auf welt.de:

Handscanner oder auch Mini-Dokumentenscanner ziehen die zu scannenden Vorlagen nicht ein. Ein Handscanner als Dokumentenscanner ist vergleichbar mit einem Scanner-Stab. Diesen führen Sie über das zu scannende Dokument um es zu digitalisieren. Durch seine kompakte Bauweise und Mobilität wird ein Handscanner gerne auf Konferenzen, in Meetings und auf Geschäftsreisen genutzt.

Damit scannen Sie Belege, Visitenkarten und weiteres Informationsmaterial schnell und unkompliziert. Solange die Belege nicht breiter als der Scanner sind, ist ein Handscanner als Dokumentenscanner auch für nicht genormte Formate nutzbar.

Die Leistung eines Handscanners liegt laut Online-Scanner-Testberichten jedoch hinter der eines klassischen Tisch-Dokumentenscanners. Er ist oft langsamer und kann keine Dokumentenstapel verarbeiten.

Mobile Dokumentenscanner passen in jedes Handgepäck.

Overhead-Scanner sind eine Sonderform von professionellen Dokumentenscannern. Sie erinnern von der Bauform an einen Overhead-Projektor, sind jedoch mit einer Kamera ausgestattet. Diese fotografiert das Dokument, das unter der Kamera platziert wird. Overhead-Dokumentenscanner kommen vor allem in Archiven zum Einsatz, wo empfindliche Dokumente wie Schriften oder alte Bücher digitalisiert werden sollen. Das Scannen erfolgt manuell und erfordert daher entsprechend Zeit.

Eine gute Auflösung ist wichtig, damit Sie die gescannten Dokumente auch als digitalisierte Dateien gut lesen können. Für Textdokumente wie Rechnungen, Formulare oder Belege ist eine Auflösung von 300 dpi bereits ausreichend. Dokumentenscanner mit 600 dpi Bildauflösung sind somit für die meisten Anwendungen im Home Office oder Büro geeignet. Lediglich für sehr detaillierte Grafiken oder für Fotos sollten Sie sich für einen Dokumentenscanner mit einer höheren Auflösung entscheiden.

Hinweis: Je höher die Auflösung eines gescannten Dokuments ist, desto größer wird auch die Datei und nimmt entsprechend mehr Speicherplatz ein.

Online-Tests weisen bei Dokumentenscannern darauf hin, dass es einen Unterschied zwischen einer optischen Auflösung und einer interpolierten Auflösung gibt. Die optische Auflösung entspricht denjenigen Bildpunkten, die der Scanner tatsächlich von dem Vorlagendokument abtastet und einliest. Eine interpolierte Auflösung wird mit einer Software künstlich hochgerechnet und führt selten zu einer besseren Scanqualität.

Ein schneller Dokumentenscanner schafft in einer Minute bis zu 40 Seiten und 80 Bilder oder mehr. Die Scangeschwindigkeit wird in ppm (Seiten pro Minute) oder ipm (Bilder pro Minute) angegeben. Die Angabe in ppm sagt aus, wie viele Blätter Papier ein Scanner in einer Minute einziehen und digitalisieren kann. Die Einheit ipm zeigt an, wie viele einzelne Scan-Abbildungen dabei entstehen.

Der Unterschied wird wichtig, wenn ein Gerät Vorder- und Rückseite gleichzeitig scannt wie bei einem Dokumentenscanner mit Duplex-Funktion. Dann werden aus einem Blatt Papier zwei digitale Seiten und die Zahl der Bilder pro Minute ist doppelt so hoch wie die Zahl der eingezogenen Blätter. Wenn Sie wissen möchten, wie schnell ein Dokumentenscanner im Alltag arbeitet, dann sollten Sie auf die Anzahl der Seiten beziehungsweise Blätter pro Minute achten.

Bitte beachten Sie, dass sich die Seitenanzahl auf das Format DIN A4 bezieht. A3- oder A2-Dokumentenscanner benötigen aufgrund der größeren Scanfläche pro Seite entsprechend länger.

Kompakte Dokumentenscanner passen in jedes kleine Home Office.

In unserer Produkttabelle zu unserem Dokumentenscanner-Vergleich auf welt.de finden Sie die Herstellerangaben zum maximalen Scanvolumen pro Tag. Die Begrenzung des maximalen Scanvolumens pro Tag dient dem Schutz der Hardware des Scanners. Dadurch soll einem vorzeitigen Verschleiß beispielsweise der Einzugrollen oder des Motors entgegengewirkt werden. Zudem könnten die Elektronik und der Motor überhitzen. Selbst der beste Dokumentenscanner führt laut Tests im Internet bei Überlastung eher zu Störungen wie Papierstau.

Wenn Sie nur gelegentlich scannen, dann ist ein Dokumentenscanner mit bis zu 500 Blatt Scanvolumen pro Tag für Sie ausreichend. Leistungsstarke professionelle Dokumentenscanner für Archive oder große Büros schaffen laut Scanner-Einzug-Tests im Internet mehrere tausend Seiten pro Tag, einige sogar mehr als 10.000 Seiten.

Wie viele Seiten der Dokumenteneinzug eines Dokumentenscanners fasst, gibt an, wie groß der Stapel sein darf, den Sie zum Scannen in den ADF legen. Bei kleinen Modellen sind das nur eine oder bis zu zehn Seiten. Diese sind für den Privatgebrauch meist ausreichend. Große Modelle haben wesentlich mehr Platz, sodass Sie beispielsweise auch Dokumentenscanner für 500 Blatt erhalten.

Der Einzug klassischer ADF-Dokumentenscanner ist für DIN-genormte Dokumente ausgelegt. Das Standardformat entspricht dabei DIN A4. Damit scannen Sie Dokumente aus dem Büroalltag wie Rechnungen, Formulare und Belege.

Möchten Sie größere Papiere wie technische Zeichnungen oder Baupläne scannen, dann sind dafür DIN-A3- oder DIN-A2-Dokumentenscanner geeignet. Kleinere genormte Formate wie DIN A5 lassen sich dann mit einem Dokumentenscanner verarbeiten, wenn sich der Dokumenteneinzug verkleinern lässt. Ungenormte Formate wie Kassenzettel oder Quittungen sowie Buchseiten scannen Sie am besten mit einem Handscanner oder einem Flachbettscanner.

Das bekannteste Format für gescannte Dokumente ist pdf (portable document format). Es zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es auf verschiedenen Endgeräten immer einheitlich aussieht. PDF eignet sich besonders für:

• Verträge
• Rechnungen
• offizielle Dokumente
• Archivierung

In Verbindung mit OCR-(Optical Character Recognition-)Texterkennung lassen sich ganze pdf-Texte in Textverarbeitungsprogramme zur Weiterbearbeitung kopieren. Außerdem ermöglicht OCR das Suchen nach bestimmten Schlagwörtern im Dokument.

Alternativ speichern Sie Scans als Fotodateien. Das klassische Format ist jpeg oder png. Es wird idealerweise für Fotos oder einzelne Dokumentseiten genutzt. TIFF-Dateien kommen in Verwaltungen oder Archiven zum Einsatz, weil sie eine hohe Scanqualität bieten. Dabei verbrauchen sie allerdings auch mehr Speicherplatz.

Nach dem Scannen übertragen Sie Ihre Dokumente kabelgebunden per USB oder LAN oder kabellos per WLAN an einen Computer oder Laptop, an ein Netzwerk oder an ein mobiles Endgerät wie ein Smartphone oder Tablet.

Pro USB-Anschluss lassen sich ein Computer oder Laptop direkt oder mehrere Geräte per USB-Hub an einen Dokumentenscanner anschließen. Soll das Gerät mit mehreren Computern gleichzeitig zum Einsatz kommen, ohne dass Sie das Kabel umstecken müssen, dann bieten sich auch mehrere USB-Anschlüsse an.

Mit einem LAN-Anschluss lässt sich der Dokumentenscanner in ein Netzwerk einbinden. Das geht per Lan-Kabel, beispielsweise in einem Büro oder in einem Heimnetzwerk. Jeder Nutzer, der Zugang zu dem Netzwerk hat, kann dann auch auf den Dokumentenscanner über das Netzwerk zugreifen und die gescannten Dokumente weiterleiten.

Ein Dokumentenscanner mit WLAN ermöglicht den kabellosen Transfer von gescannten Daten. Nutzer, die mit dem gleichen WLAN wie der Dokumentenscanner verbunden sind, haben einen Zugriff auf den Scanner.

Sowohl Dokumentenscanner als auch Flachbettscanner bieten pdf als Format der gescannten Datei.

Digitalisierte Dokumente lassen sich über die oben genannten Anschlüsse kabelgebunden oder kabellos an Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät übertragen und dort speichern. Bei Bedarf greifen Sie auf die Datei zu und können sie zum Beispiel bearbeiten, ausdrucken und per E-Mail weiterleiten.

Moderne Dokumentenscanner bieten automatische Workflows, die Sie beim Scannen auswählen. Die manuelle Weiterverarbeitung entfällt dadurch. Dazu muss der Dokumentenscanner Netzwerk-Zugang per LAN oder Internetzugang über WLAN haben.

Zu den bekanntesten Scan-Funktionen zählen:

• Scan to Print: Das gescannte Dokument wird an einen Drucker gesendet, der im gleichen Netzwerk angeschlossen ist.
• Scan to Mail: Die digitalisierte Datei wird über Ihr Mailprogramm direkt an den angegebenen Empfänger versendet.
• Scan to Cloud: Ihr Scan wird in einer Cloud wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive abgelegt.
• Scan to Folder (SMB/FTP): Das digitale Dokument wird auf einem Server oder in einem Netzwerkordner gespeichert.
• Scan to USB: Die gescannte Datei wird auf ein externes Speichermedium wie einen USB-Stick verschoben. Das Speichermedium muss dazu mit dem USB-Anschluss des Dokumentenscanners verbunden sein.